🧭 Einführung
AI Prompts for CRM ermöglichen es Ihnen, im Voraus festzulegen, wie die KI auf Kunden antwortet, indem Sie Anweisungen, Ton, Sprache und Kontext definieren.
Anstatt sich nur auf generische KI-Antworten zu verlassen, ermöglichen Ihnen Prompts:
die KI auf Ihre Markenstimme zu trainieren
wiederverwendbare Antwortvorlagen zu erstellen
eine einheitliche Kommunikation zwischen Agents beizubehalten
schnellere und genauere Antworten im Inbox zu generieren
AI Prompts arbeiten Hand in Hand mit dem AI-Powered Message Assistant.
Menüpfad:
Helpdesk → Settings → AI Prompt Templates
Direkter Link: https://app.3dsellers.com/crm/prompts
📚 Was sind AI Prompt Templates?
Ein AI Prompt Template ist eine Reihe von Anweisungen, die der KI mitteilen:
Wie sie antworten soll
Welchen Ton sie verwenden soll
Welche Daten sie einbeziehen soll
Welchen Kontext sie berücksichtigen soll
Wenn es in einer Konversation angewendet wird, kombiniert die KI:
Ihre Prompt-Anweisungen
den Gesprächsverlauf
Bestell- und Käuferdaten
…um eine Antwort zu erstellen, die Ihren Geschäftsregeln entspricht.
➕ Einen benutzerdefinierten AI Prompt erstellen
So erstellen Sie einen neuen Prompt:
Gehen Sie zu AI Prompt Templates
Klicken Sie auf Add AI Prompt Template
Wählen Sie den Modus Simple oder Advanced
Konfigurieren Sie den Prompt
Klicken Sie auf Save
Ihr Prompt ist sofort im Inbox unter AI Reply Prompts verfügbar.
AI Prompt Templates - Tabellenübersicht
🧩 Simple Prompt Mode
Am besten für die meisten Nutzer geeignet.
Verfügbare Einstellungen:
Prompt Title
Tone (Friendly, Professional, Neutral)
Language
Response Instruction
Additional Instructions
👉 Der aktuelle Gesprächskontext wird von 3Dsellers automatisch einbezogen.
AI Prompt Template Editor - Simple Prompt Mode
⚙️ Advanced Prompt Mode
Der Advanced-Modus gibt Ihnen volle Kontrolle.
Nutzen Sie ihn, wenn Sie Folgendes benötigen:
Strukturierte oder rechtlich sensible Antworten
Strenge Formatierungsregeln
Präzise Anforderungen an die Formulierung
Umfangreiche Nutzung dynamischer Felder
AI Prompt Template Editor - Advanced Prompt Mode
🔗 Dynamische Felder verwenden (Bestell- und Käuferdaten)
Dynamische Felder ermöglichen es der KI, Antworten automatisch zu personalisieren.
Häufig verwendete Felder sind:
Käufername und E-Mail
Bestell-ID und Bestelldatum
Item ID / SKU
Versandadresse
Erstattungs- oder Rücksendekennzeichen
Ticket-Typ und -Status
Das erspart manuelles Kopieren und Einfügen und reduziert Fehler.
AI Prompt Template Editor - Dynamic Fields
AI Prompt Template Editor - Dynamic Fields
🧪 Vorgefertigte AI Prompt Templates verwenden
3Dsellers enthält integrierte Vorlagen wie:
Supportive Reply
Agreeing Reply
Disagreeing Reply
Neutral Reply
Question Reply
Sie können eine auswählen, anpassen und als eigene Vorlage speichern.
Pre-made AI Prompt Templates
♻️ AI Prompts im Inbox wiederverwenden
Sobald sie gespeichert sind, erscheinen Prompts innerhalb der Tickets.
So verwenden Sie sie:
Öffnen Sie eine Konversation
Klicken Sie auf AI Reply Prompts
Wählen Sie einen Prompt aus
Überprüfen Sie die generierte Antwort
Bearbeiten und senden
Prompts werden für mehr Konsistenz im gesamten Workspace geteilt.
Die Funktion 'Reply with AI' und ihre verfügbaren AI Reply Prompts
🎯 Die KI mit Ihrer Markenstimme trainieren
Für die besten Ergebnisse:
Definieren Sie den Ton klar (freundlich, ruhig, bestimmt, professionell)
Legen Sie fest, was nicht gesagt werden soll
Vermeiden Sie vage Anweisungen
Testen Sie Prompts anhand echter Konversationen
Verfeinern Sie Prompts im Laufe der Zeit
Gut trainierte Prompts reduzieren den Bearbeitungsaufwand erheblich.
🧩 Beispiel-AI-Prompt-Templates (kopieren & anpassen)
Nachfolgend finden Sie praxisnahe Prompt-Beispiele, die Nutzer sofort erstellen können.
💰 Prompt für Rückerstattungsanfragen
Prompt Title: Rückerstattungsbestätigung
Tone: Professional
Language: English
Response Instruction:
Antworten Sie dem Käufer und bestätigen Sie seine Rückerstattungsanfrage. Erklären Sie klar den Erstattungsbetrag, die Bearbeitungszeit und die Zahlungsmethode. Halten Sie den Ton professionell, ruhig und beruhigend.
Additional Instructions (optional):
Erwähnen Sie keine internen Richtlinien. Entschuldigen Sie sich nicht übermäßig. Halten Sie die Antwort kurz.
Best for:
Genehmigte Rückerstattungen, Stornierungen und Zahlungsbestätigungen.
📦 Prompt für Versandverzögerungen
Prompt Title: Update zur Versandverzögerung
Tone: Friendly
Language: English
Response Instruction:
Antworten Sie dem Käufer zu einer Versandverzögerung. Erkennen Sie die Verzögerung an, erklären Sie den aktuellen Status und versichern Sie dem Käufer, dass seine Bestellung überwacht wird.
Additional Instructions:
Vermeiden Sie es, Versanddienstleistern direkt die Schuld zu geben. Verwenden Sie eine positive, kundenorientierte Sprache.
Best for:
Verspätete Sendungen, Verzögerungen durch Versanddienstleister und Tracking-Probleme.
⚠️ Prompt für Streitfälle / Beschwerden
Prompt Title: Antwort zur Streitbeilegung
Tone: Calm & Professional
Language: English
Response Instruction:
Reagieren Sie ruhig und professionell auf einen Streitfall mit einem Käufer. Nehmen Sie sein Anliegen ernst, erklären Sie Ihre Position klar und skizzieren Sie die nächsten Schritte, ohne die Situation zu eskalieren.
Additional Instructions:
Geben Sie keine Schuld zu, sofern dies nicht ausdrücklich angegeben ist. Vermeiden Sie emotionale Sprache.
Best for:
Rückbuchungen, Streitfälle und negative Bewertungssituationen.
❓ Prompt für Bestellstatus-Anfragen
Prompt Title: Update zum Bestellstatus
Tone: Friendly
Language: English
Response Instruction:
Antworten Sie mit einem klaren Update zum Bestellstatus. Nennen Sie die Bestell-ID, den aktuellen Status und gegebenenfalls den nächsten erwarteten Schritt.
Best for:
Fragen wie „Wo ist meine Bestellung?“
🤝 Prompt für unterstützende Antworten
Prompt Title: Unterstützende Kundenantwort
Tone: Friendly
Language: English
Response Instruction:
Antworten Sie dem Käufer einfühlsam. Nehmen Sie sein Anliegen ernst und erklären Sie, wie Sie bei der Lösung helfen werden.
Best for:
Verwirrte oder frustrierte Kunden.
⚠️ Wichtige Hinweise & Einschränkungen
Prompts erzeugen nur Antwortentwürfe
Agents genehmigen Nachrichten immer vor dem Senden
Die Nutzung mancher Prompts kann AI Credits verbrauchen
Schlecht geschriebene Prompts können die Ausgabequalität verringern
Advanced Prompts sollten sorgfältig getestet werden
❓ FAQ
Können mehrere Agents dieselben Prompts verwenden?
Ja. Prompts werden im gesamten Workspace geteilt, sodass alle Konten und Agents, die mit Ihrem 3Dsellers-Konto verbunden sind, darauf zugreifen können.
Kann ich Prompts später bearbeiten?
Ja. Prompts können jederzeit aktualisiert werden.
Ersetzen Prompts manuelle Antworten?
Nein. Sie erzeugen Antwortentwürfe, die Agents überprüfen.
Können Prompts automatisch Bestell- und Käuferdaten einbeziehen?
Ja, mithilfe dynamischer Felder.
🔗 Verwandte Artikel im Help Center
✅ Fazit
AI Prompts for CRM geben Ihnen präzise Kontrolle über KI-generierte Antworten. Durch die Kombination aus wiederverwendbaren Prompts, dynamischen Daten und markenspezifischen Anweisungen können Sie Ihre Kundenkommunikation skalieren und dabei hohe Qualität, Konsistenz und Professionalität beibehalten.